Actualmente, para que un instrumento público otorgado en el extranjero pueda ser presentado en Chile debe estar debidamente legalizado. Esto implica que debe pasar por una serie de trámites de certificación ante la autoridad local competente, el correspondiente agente diplomático o consular chileno y  el Ministerio de Relaciones Exteriores. Además, si dicho instrumento hubiere sido extendido en un idioma distinto al castellano debe ser traducido.

Este engorroso procedimiento llegará a su fin gracias a la nueva ley que implementa la Convención de La Haya que Suprime La Exigencia de Legalización de Documentos Públicos Extranjeros (conocida como Convención de la Apostilla), y que fue publicada en el Diario Oficial el pasado dos de enero.

Así la legalización será reemplazada por el otorgamiento de un certificado denominado “Apostilla”, otorgado por la autoridad designada por el Estado de que emana dicho instrumento, y que certificará la autenticidad de la firma, la calidad en que actuó quien la suscribió y, si fuere procedente, la identidad del sello o timbre que el documento contenga. De esta manera, los documentos públicos que hayan sido autenticados mediante el sistema de Apostilla no requerirán de protocolización para tener el valor de instrumentos públicos y la apostilla no requerirá certificación de ninguna clase para ser considerada auténtica.

Lo anterior significará un avance significativo en cuanto al costo y tiempo asociado a estos trámites y permitirá que un documento apostillado pueda ser presentado en cualquier Estado signatario de la Convención, evitando así el inconveniente de tener que legalizar un mismo documento respecto de cada país ante el cual se pretenda hacer valer, como ocurre hoy en día.  

Para efectos de la expedición de una Apostilla debe tenerse en cuenta que, tanto el país donde haya sido emitido o autorizado el documento respectivo como aquél en que vaya a ser presentado, deben ser Estados parte de la Convención, y que debe tratarse de un documento público. También podrán apostillarse las certificaciones oficiales que hayan sido asentadas sobre documentos privados, tales como menciones de registro, comprobaciones para la certeza de una fecha y autenticaciones de firmas, pero en estos casos la apostilla sólo acreditará la autenticidad de la certificación, sin otorgar al instrumento el carácter de público.

En cuanto a los instrumentos públicos otorgados en Chile para hacerse valer en país extranjero, podrán apostillarse aquellos documentos provenientes de Notarías Públicas, de Archiveros Judiciales, de Conservadores de Bienes Raíces, de los servicios dependientes y los relacionados con el Ministerio de Justicia, con excepción del Servicio de Registro Civil e Identificación, además de las sentencias y otras resoluciones dictadas por los Tribunales de Justicia.

Por el contrario, los documentos expedidos por agentes diplomáticos o consulares y los documentos administrativos que se refieren directamente a una operación mercantil o aduanera no podrán apostillarse y deberán seguir cumpliendo con el trámite de la legalización.

En cuanto a sus efectos prácticos, la Apostilla será de especial utilidad para quien requiera la realización de actuaciones judiciales en una jurisdicción extranjera, inversores extranjeros que deseen constituir una empresa en Chile y, en general, para la realización de cualquier operación internacional o que deba llevarse a cabo a través de un representante en otro país.

Finalmente, en el ámbito legislativo, la adhesión de Chile a la Convención de la Apostilla requerirá la introducción de modificaciones a distintos cuerpos legales, como la incorporación del artículo 345bis al Código de Procedimiento Civil y la modificación del artículo 420 del Código Orgánico de Tribunales, a fin de hacer coexistir las dos formas de acreditar la autenticidad de documentos públicos emanados del extranjero, legalización y apostilla. Además, se dictará un reglamento que establecerá la forma de solicitar, tramitar y otorgar apostillas en conformidad a lo establecido en la Convención, y para efectos de llevar un registro centralizado de las apostillas emitidas se creará un Sistema Electrónico Único de Apostillas.

Por Francisco Sepúlveda Burgos